Drastyczny wzrost kosztów pracy

W ciągu ostatnich lat minimalne wynagrodzenie w Polsce niemal się podwoiło – z 1850 zł brutto w 2016 roku do 4666 zł brutto w 2025 roku, a kolejne podwyżki planowane są już od nowego roku. To znacznie podnosi koszty zatrudnienia pracowników, dla wielu firm stając się poważnym wyzwaniem.

Nowe obowiązki i zmiany prawa

W 2025 roku wprowadzono istotne zmiany w kalendarzu dni wolnych, w tym Wigilię jako dzień wolny od pracy oraz dodatkowe urlopy macierzyńskie dla rodziców wcześniaków. Do tego doszły korekty podatkowe i składkowe, takie jak obniżenie minimalnej podstawy składki zdrowotnej oraz kasowa metoda ustalania przychodu.

Największym wyzwaniem od 2026 roku będzie wdrożenie unijnej dyrektywy o równości wynagrodzeń, która wymusi na pracodawcach większą transparentność, obowiązek raportowania i analiz płac kobiet i mężczyzn, co wymaga nowych narzędzi analitycznych i procedur.

Czym jest payroll i dlaczego outsourcing się opłaca?

Termin payroll oznacza listę płac, a w praktyce kompleksową obsługę kadrowo-płacową, obejmującą m.in. naliczanie wynagrodzeń, kontrolę umów, rozliczanie benefitów oraz raportowanie do ZUS i urzędu skarbowego.

Outsourcing payrollu polega na powierzeniu tych procesów wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym, które dbają o terminowość i zgodność z prawem, redukując ryzyko błędów i kar, a także odciążając działy HR, pozwalając im skupić się na działaniach strategicznych.

Oszczędności i automatyzacja jako przewaga konkurencyjna

• Firmy mogą oszczędzić 10-20% rocznie dzięki outsourcingowi w porównaniu do utrzymania własnego działu kadr i płac.
• Outsourcing eliminuje stałe koszty i ryzyko związane ze zmianami zatrudnienia.
• Procesy payrollowe obejmują wiele powtarzalnych zadań, które można zautomatyzować – ponad 30% miejsc pracy biurowej można usprawnić dzięki sztucznej inteligencji.
• Dostawcy usług inwestują w nowoczesne technologie, takie jak AI i platformy online, np. TalentPoint, które digitalizują dokumenty, upraszczają obieg informacji i umożliwiają pracownikom samodzielne zarządzanie urlopami czy dokumentami.

„Ponad 30% miejsc pracy w Polsce można zautomatyzować dzięki GenAI, a wśród pracowników biurowych ten odsetek sięga aż 71%. Payroll obejmuje mnóstwo powtarzalnych, schematycznych zadań, a firmy rzadko mają środki i know-how, by zautomatyzować je samodzielnie przy pomocy AI” — Marek Deręgowski, TalentPoint/LeasingTeam Group

Dla kogo jest outsourcing payrollu?

Payroll to nie tylko narzędzie dużych korporacji – małe i średnie firmy, które nie posiadają własnych działów HR, mogą zyskać profesjonalną obsługę płacową bez konieczności tworzenia nowych etatów. W dużych przedsiębiorstwach outsourcing działa jako system porządkujący i standaryzujący procesy.

Start-upy natomiast mogą szybko i bez dużych inwestycji wdrożyć kompleksową obsługę kadr i płac, unikając kosztów rekrutacji i utrzymania działu HR.

Dynamiczny rozwój rynku payroll

Rynek usług payroll dynamicznie rośnie – jego wartość w 2024 roku oceniano na 6,78 mld dolarów, a prognozy przewidują wzrost do ponad 13 mld dolarów w ciągu dekady. Napędzają go popularność chmurowych rozwiązań, automatyzacja i rozwój analityki HR.

Nowoczesne platformy, takie jak TalentPoint, integrują się z systemami ERP, oferując dwukierunkowy przepływ danych, aktualizowane raporty i dostęp online do usług kadrowych, dostępnych nawet z poziomu telefonu. Takie rozwiązania zwiększają bezpieczeństwo danych i eliminują papierową biurokrację.

Podsumowanie

W obliczu rosnących kosztów pracy, złożoności przepisów i nowych wymogów unijnych, posiadanie własnego działu kadrowo-płacowego często staje się obciążeniem. Outsourcing payrollu to skuteczne narzędzie pozwalające zredukować koszty i ograniczyć ryzyko, a także korzystać z zaawansowanych technologii i automatyzacji. Dzięki temu firmy mogą skoncentrować się na budowaniu przewagi konkurencyjnej i długofalowym rozwoju.

Źródło: pulshr.pl